La technologie a mis à la disposition des administrations des télésecrétaires. Ces télésecrétaires sont très dynamiques et peuvent faire beaucoup de choses à la fois. Ils font preuve de sérénité dans leur travail. Ils garantissent aussi une permanence téléphonique qui peut être externalisée. Dans le cadre de la permanence téléphonique externalisée, ils ont des missions. On vous fait découvrir dans les lignes à suivre quelques missions des télésecrétaires dans le cadre d’une permanence téléphonique externalisée.
Accueillir les tiers
Dans le cadre d’une permanence téléphonique externalisée, les télésecrétaires peuvent faire plusieurs choses. Ils ont pour première mission d’accueillir les tiers qui entrent dans l’enceinte de l’administration. C’est d’ailleurs la première mission reconnue à tout secrétaire, même aux secrétaires physiques. L’accueil est une étape très importante de l’entreprise ou de l’administration.
Les clients vous donnent une image en fonction de la façon dont il est accueilli, et ce, surtout pour la première fois. C’est pourquoi le télésecrétaire qui reste à l’accueil est bien formé pour garantir une image favorable et positive de l’entreprise ou du cabinet. Cette formation lui permet de connaître qui l’appelle. Elle lui permet de reconnaître en même temps la personne qui l’appelle. Il doit aussi déjà savoir pourquoi cette personne l’appelle afin de lui donner une réponse rapide.
Traiter les demandes
Accueillir n’est pas la seule chose qui est attribuée comme mission aux télésecrétaires dans le cadre d’une permanence téléphonique externalisée. Ils ont également pour mission de traiter les demandes. C’est aussi une mission un peu délicate. A cet effet, les télésecrétaires agissent de façon convenable.
Mais pour y arriver, ils reformulent d’abord les attentes. Dès que le client lui pose la question, il doit d’abord lui donner une réponse. Si c’est une question dont la réponse ne relève pas de sa compétence, il le transfère rapidement à la personne compétente pour répondre.