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La transformation digitale des entreprises constitue le principal défi de ces dernières années. De nombreuses solutions sont proposées aux entreprises pour la conservation à long terme de leurs données électroniques, notamment pour les aider à mettre en place une politique d’archivage électronique pérenne. Découvrez le SAE comme étant une solution parfaite.
SAE : utilité réelle
Le Système d’Archivage Électronique (SAE) est une solution permettant de stocker et de préserver la valeur probante des données numériques. Il offre de nombreux avantages pour les entreprises, surtout en termes d’économie d’espace physique grâce à la dématérialisation des documents. Les documents peuvent être conservés sur des serveurs dédiés, ce qui permet un traitement plus rapide et une capacité de stockage plus importante. Cliquez ici pour accéder aux informations indispensables en rapport avec la signature électronique et SAE. Le SAE facilite également la gestion des documents, offrant une consultation instantanée et simplifiant les tâches liées à leur manipulation et au partage d’informations.
En termes de sécurité des données, le SAE offre une protection contre les cyber-attaques, les défaillances du système IT et l’obsolescence technologique. En confiant l’archivage à un prestataire certifié, les entreprises peuvent être assurées de la conservation de la valeur probante des documents, ainsi que de leur conformité aux évolutions juridiques et normatives. Le SAE peut aussi réduire les coûts liés à l’utilisation du papier, à l’impression, au stockage physique et aux erreurs d’archivage. Cela offre ainsi une solution économique et efficace pour les entreprises.
Quel est son fonctionnement ?
Le SAE assure la durée de vie des documents numériques en garantissant leur lisibilité et leur conservation indépendamment de leur environnement d’origine. Il utilise le modèle OAIS pour gérer le parcours des documents, de leur soumission par le producteur au stockage en passant par la vérification et la conversion des données. Les utilisateurs finaux peuvent rechercher et récupérer les documents à partir des pacs d’information.
Le responsable archivage est chargé de la politique d’archivage et soutient le fonctionnement du SAE à long terme. Le SAE se distingue d’un coffre-fort numérique par sa flexibilité, permettant des opérations telles que le contrôle des formats, la découpe et la conversion des documents. De plus, il peut mettre en place un cloisonnement pour filtrer les accès selon les utilisateurs finaux.
Comment s’y prendre pour déployer un SAE ?
La mise en place d’un SAE est une tâche complexe qui nécessite l’aide d’un prestataire externe doté des compétences techniques requises. Avant de commencer, il est important d’étudier l’environnement légal et juridique de l’entreprise afin de définir le périmètre du SAE. Ensuite, il est nécessaire d’évaluer les aspects financiers et techniques pour choisir le type de SAE adapté. Un cahier des charges doit être élaboré.
Pour assurer la conformité, un premier test peut être réalisé sur quelques services, fonctions ou documents. Enfin, le déploiement du SAE nécessite une adaptation culturelle au sein de l’entreprise, avec une collaboration renforcée entre informaticiens, archivistes et records manager, ainsi que l’appropriation des nouveaux processus et méthodes de travail par tous les acteurs de l’entreprise.
Quand le mettre en place ?
La mise en place d’un système d’archivage électronique (SAE) dépend des besoins spécifiques de chaque entreprise. Cela peut être motivé par une absence de gestion fiable du cycle de vie des informations, une prise de conscience suite à un déménagement ou un audit sur la gestion des documents internes. Toutefois, dans la plupart des cas, l’instauration d’un SAE est motivée par des raisons économiques, notamment dans le cadre d’un projet de dématérialisation.
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